Paperless: uma cultura sustentável

Você sabe o que é a cultura paperless? É uma cultura sustentável e organizacional na qual o papel é pouco ou nada utilizado. De fato os sistemas informatizados e outras soluções são capazes de substituir a necessidade do papel, em casa, nas empresas ou departamentos governamentais.

Para cada tonelada de papel virgem, doze árvores são derrubadas e 540 litros de água são utilizados. Evitar a utilização do papel, além de ser bom para o meio ambiente, é bom para a gestão de um negócio. Visto que é capaz de transformar sua administração por meio da digitalização.

Se antes a impressão era a garantia de acessibilidade de uma informação a qualquer momento, em qualquer lugar, hoje vemos claramente uma mudança.

Após os dispositivos móveis e aplicativos terem entrado de vez na vida das pessoas, tudo pode ser facilmente acessado em apenas uma tela. Livros, comprovantes de operações bancárias, agenda, bloco de notas, tudo está à mão sem que nem uma árvore seja cortada.

Muitas empresas se mostram relutantes em aceitar a mudança. A realidade é que a tecnologia pode ser intimidante para uma empresa que manteve sempre os mesmos processos por anos.

Mais do que aperfeiçoar a gestão da informação, é preciso que a empresa mude sua cultura, o que pode ser visto como um desafio.

Custa caro ser uma empresa paperless?

Em princípio há custos para instaurar um sistema de gestão paperless, afinal, há custos com softwares, equipamentos, mão de obra especializada, treinamentos, consultorias.

No entanto, com o tempo, o dinheiro aplicado mostra retorno ao eliminar os custos tradicionais de processos. Ainda é possível reduzir o tempo de transações, tornando-as mais organizadas e eficazes.

Substituir o papel em seus métodos e processos demanda adotar algumas mudanças. É preciso adquirir recursos tecnológicos para capturar e armazenar os documentos impressos já existentes, além de instituir um software de gerenciamento eletrônico.

Também é necessário definir estratégias, definir armazenamentos de informação na nuvem, mobilidade e outros recursos que viabilizam a cultura paperless.

Quanto à cultura, mais do que conscientizar os colaboradores a não imprimirem sem necessidade, é preciso adequar fluxos de trabalho e os processos internos.

Por fim, tudo deve atender as exigências legais necessárias, como a adoção de assinaturas e certificações digitais.

O que substitui o quê?

• Arquivos e documentos impressos > Softwares de gestão de informação e armazenamento em cloud
• Assinaturas físicas > Certificação Digital
• Formulários de papel e outros materiais > Tablets
• Folha de pagamento > Holerite on-line

Quais são os benefícios de ser paperless?

Existem muitas maneiras que a adoção de uma cultura sustentável dentro do seu negócio pode beneficiar o ambiente e o meio ambiente.

Mais espaço:

Sem a necessidade de guardar papéis, sobra mais lugar nas gavetas, armários e salas.

Mais segurança:

Documentos confidenciais podem ser criptografados e protegidos por senha, permitindo que apenas alguns indivíduos tenham acesso a eles.

Menos tempo gasto:

Imprimir documentos, preenchê-los e guardá-los demanda tempo. Procurá-los nos arquivos também. Ao informatizar os documentos, tudo pode ser feito na velocidade de alguns cliques.

Uso consciente:

Pesquisas indicam que mais 10.000 folhas são impressas em uma empresa de porte médio. Ser paperless faz bem para o meio ambiente e também para a reputação de uma companhia.